一、會(huì)計(jì)監(jiān)督新環(huán)境與新使命

信息化不僅使會(huì)計(jì)環(huán)境發(fā)生變革，也使監(jiān)督環(huán)境發(fā)生變革。信息化對(duì)會(huì)計(jì)監(jiān)督的影響有兩方面：一是監(jiān)督對(duì)象的信息化；二是監(jiān)督手段的信息化。會(huì)計(jì)監(jiān)督既要適應(yīng)監(jiān)督對(duì)象信息化，為企業(yè)會(huì)計(jì)信息化創(chuàng)造良好的發(fā)展環(huán)境，同時(shí)，也要充分利用信息化手段，提高會(huì)計(jì)監(jiān)督的成效。

然而，當(dāng)前的會(huì)計(jì)監(jiān)督相對(duì)于企業(yè)會(huì)計(jì)信息化的發(fā)展有所滯后，并未很好地適應(yīng)信息化帶來(lái)的環(huán)境變化。一是部分監(jiān)督機(jī)構(gòu)觀念相對(duì)陳舊，仍習(xí)慣于基于紙面會(huì)計(jì)資料開(kāi)展監(jiān)督；二是會(huì)計(jì)監(jiān)督信息化缺乏必要技術(shù)基礎(chǔ)和手段；三是取消會(huì)計(jì)軟件評(píng)審后，對(duì)會(huì)計(jì)軟件功能的監(jiān)管處于真空地帶。這既不利于提高企業(yè)開(kāi)展會(huì)計(jì)信息化的積極性，也不利于會(huì)計(jì)監(jiān)督效率的提升，影響了會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的監(jiān)控效果及會(huì)計(jì)信息化整體優(yōu)勢(shì)的發(fā)揮。

上述問(wèn)題產(chǎn)生的主要原因：一是監(jiān)管慣性。監(jiān)管機(jī)構(gòu)不像企業(yè)那樣能直接感受到信息化帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)，在缺乏有效激勵(lì)的情況下，總是傾向于延續(xù)過(guò)去的經(jīng)驗(yàn)和做法。二是缺乏適應(yīng)新環(huán)境的制度安排。適應(yīng)和利用新的技術(shù)環(huán)境開(kāi)展會(huì)計(jì)監(jiān)督，需要新的制度安排。而上世紀(jì)九十年代中期會(huì)計(jì)電算化相關(guān)制度規(guī)范出臺(tái)以后，這方面的制度基本未再經(jīng)修改或補(bǔ)充，其滯后性早已顯現(xiàn)。因此，糾正監(jiān)管慣性、作出新的制度安排，成為《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范》（以下簡(jiǎn)稱工作規(guī)范）出臺(tái)的目標(biāo)任務(wù)之一。

工作規(guī)范明確了會(huì)計(jì)資料無(wú)紙化管理制度，允許符合條件的企業(yè)會(huì)計(jì)資料不再打印保存。也就是說(shuō)，對(duì)符合條件的企業(yè)進(jìn)行會(huì)計(jì)監(jiān)督應(yīng)當(dāng)主要基于電子會(huì)計(jì)資料為主，只有在個(gè)案情況下，才能要求企業(yè)提供紙面資料（詳見(jiàn)《解讀一》）。同時(shí)，從適應(yīng)信息化特點(diǎn)，提高會(huì)計(jì)處理效率出發(fā)，工作規(guī)范適當(dāng)放寬了對(duì)憑證審核、修改等核算過(guò)程的控制要求（詳見(jiàn)《解讀二》）。應(yīng)當(dāng)說(shuō)，這些政策為企業(yè)在信息化環(huán)境下進(jìn)行會(huì)計(jì)核算提供了便利。

那么，上述政策的放開(kāi)是否意味著信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)監(jiān)督的弱化？答案是否定的。這些政策的本意是讓企業(yè)會(huì)計(jì)工作能夠充分利用和發(fā)揮信息化的優(yōu)勢(shì)。與此同時(shí)，工作規(guī)范也為會(huì)計(jì)監(jiān)督充分利用和發(fā)揮信息化優(yōu)勢(shì)設(shè)計(jì)了一系列制度安排，從而提升會(huì)計(jì)監(jiān)督效率，對(duì)會(huì)計(jì)核算靈活度的提升形成有效制衡。

總之，工作規(guī)范的出臺(tái)，帶來(lái)了監(jiān)督理念、監(jiān)督內(nèi)容、監(jiān)督手段、監(jiān)督方法的改變。某種意義上，這是一種全新的監(jiān)督環(huán)境，而傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)監(jiān)督思維和方法正逐漸失去其賴以存在的基礎(chǔ)。對(duì)各級(jí)財(cái)政部門來(lái)說(shuō)，工作規(guī)范的出臺(tái)，宣告了信息化時(shí)代新的監(jiān)管使命的到來(lái)。那么財(cái)政部門究竟需要管什么？怎么管？這就需要準(zhǔn)確理解以下問(wèn)題，全面把握工作規(guī)范要求。

二、工作規(guī)范的適用范圍

貫徹實(shí)施好工作規(guī)范，開(kāi)展相關(guān)監(jiān)督工作，首先需要把握好工作規(guī)范的適用范圍。具體包括以下幾點(diǎn)：

（一）工作規(guī)范的適用主體

從《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范》的名稱就可看出，工作規(guī)范的適用主體是企業(yè)。同時(shí)，工作規(guī)范第四十八條規(guī)定，“自本規(guī)范施行之日起，《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》（財(cái)會(huì)字〔1994〕27號(hào)）、《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》（財(cái)會(huì)字〔1996〕17號(hào)）不適用于企業(yè)及其會(huì)計(jì)軟件?！币簿褪钦f(shuō)，這兩項(xiàng)文件對(duì)行政事業(yè)單位繼續(xù)適用。因?yàn)樾姓聵I(yè)單位正處于全面的改革和政策調(diào)整期，會(huì)計(jì)工作環(huán)境存在一系列不確定因素。而且，整體上，行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)信息化發(fā)展相對(duì)于企業(yè)處于較低階段，政策的不適應(yīng)問(wèn)題尚不突出。因此，工作規(guī)范將范圍限定于企業(yè)會(huì)計(jì)信息化。而行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)信息化仍然適用于過(guò)去的規(guī)范性文件。

（二）對(duì)會(huì)計(jì)信息化和會(huì)計(jì)軟件的界定

會(huì)計(jì)信息化發(fā)展的一個(gè)顯著趨勢(shì)就是會(huì)計(jì)信息化融合于企業(yè)整體信息化之中，會(huì)計(jì)軟件與企業(yè)其他業(yè)務(wù)軟件的界限越來(lái)越不清晰。這不僅是信息化發(fā)展對(duì)信息集成的內(nèi)在要求，也是會(huì)計(jì)與其他經(jīng)營(yíng)管理職能相互滲透的必然結(jié)果。當(dāng)然，從便于監(jiān)管角度出發(fā)，工作規(guī)范仍然需要對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)信息化和會(huì)計(jì)軟件明確一個(gè)邊界。

工作規(guī)范第二條規(guī)定：

“本規(guī)范所稱會(huì)計(jì)信息化，是指企業(yè)利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等現(xiàn)代信息技術(shù)手段開(kāi)展會(huì)計(jì)核算，以及利用上述技術(shù)手段將會(huì)計(jì)核算與其他經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)有機(jī)結(jié)合的過(guò)程。

“本規(guī)范所稱會(huì)計(jì)軟件，是指企業(yè)使用的，專門用于會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)管理的計(jì)算機(jī)軟件、軟件系統(tǒng)或者其功能模塊。會(huì)計(jì)軟件具有以下功能：

“（一）為會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)管理直接采集數(shù)據(jù)；

“（二）生成會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)資料；

“（三）對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行轉(zhuǎn)換、輸出、分析、利用。

“本規(guī)范所稱會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，是指由會(huì)計(jì)軟件及其運(yùn)行所依賴的軟硬件環(huán)境組成的集合體。”

可以看出，工作規(guī)范對(duì)會(huì)計(jì)信息化的界定比較寬泛，不僅包括與會(huì)計(jì)核算相關(guān)的信息化，同時(shí)，考慮到企業(yè)其他經(jīng)營(yíng)管理職能與會(huì)計(jì)職能可能存在交叉重疊，其他信息系統(tǒng)可能是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)重要數(shù)據(jù)來(lái)源的情況，也將會(huì)計(jì)核算與其他經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)結(jié)合的情況納入到會(huì)計(jì)信息化范圍。這樣定義，有利于企業(yè)正確認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)信息化與其他領(lǐng)域信息化的密切關(guān)系，有利于企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門適當(dāng)?shù)貐⑴c企業(yè)全領(lǐng)域的信息化工作。

對(duì)于會(huì)計(jì)軟件的界定，應(yīng)當(dāng)把握好以下三點(diǎn)：

1.?功能是界定會(huì)計(jì)軟件的核心標(biāo)準(zhǔn)。一種軟件是否屬于會(huì)計(jì)軟件，關(guān)鍵看其是否具有本條第二款所列三項(xiàng)功能，具備三者之一的，就可以歸為會(huì)計(jì)軟件。

關(guān)于第（一）項(xiàng)采集數(shù)據(jù)的功能，應(yīng)當(dāng)注意“直接”兩字。會(huì)計(jì)處于企業(yè)信息流的下游，不少業(yè)務(wù)系統(tǒng)采集的數(shù)據(jù)最終都會(huì)為會(huì)計(jì)所用，但不能因此而無(wú)限擴(kuò)大會(huì)計(jì)軟件范疇。只有那些直接為會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)管理采集數(shù)據(jù)的軟件，才應(yīng)歸于會(huì)計(jì)軟件范疇。所謂直接，是指數(shù)據(jù)采集后的下一步處理即屬于會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)管理的職能范圍，而不再經(jīng)過(guò)其他業(yè)務(wù)職能處理。

2.?會(huì)計(jì)軟件的表現(xiàn)形式可以是單獨(dú)的軟件（例如單機(jī)運(yùn)行的軟件）、軟件系統(tǒng)（例如安裝于服務(wù)器，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)部署使用的軟件，包括云服務(wù)軟件）或者軟件系統(tǒng)中的某些功能模塊。無(wú)論什么形式，只要具備上述功能，都可以歸為工作規(guī)范所說(shuō)的會(huì)計(jì)軟件。

3.?會(huì)計(jì)軟件具有專用性。即軟件應(yīng)當(dāng)是專為完成會(huì)計(jì)核算或者財(cái)務(wù)管理目的而設(shè)計(jì)的。企業(yè)開(kāi)展會(huì)計(jì)核算或者財(cái)務(wù)管理工作，可能用到的軟件很多，例如所有部門都使用的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，或者像Word、Excel這樣的通用軟件，盡管財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作也會(huì)使用，但不是專門為財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作設(shè)計(jì)的，因此不屬于這里所說(shuō)的會(huì)計(jì)軟件。

準(zhǔn)確把握會(huì)計(jì)軟件的界限，對(duì)于正確開(kāi)展監(jiān)管工作十分必要。例如，企業(yè)使用ERP系統(tǒng)開(kāi)展經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)，如果其會(huì)計(jì)核算功能依附于單獨(dú)模塊完成，則應(yīng)當(dāng)將該模塊而不是整個(gè)ERP系統(tǒng)認(rèn)定為會(huì)計(jì)軟件。這種情況下，工作規(guī)范第七條要求（中文界面和中文處理支持）僅適用于該模塊，而不是整個(gè)ERP系統(tǒng)。

（三）工作規(guī)范的規(guī)范客體

工作規(guī)范第三條規(guī)定，“企業(yè)（含代理記賬機(jī)構(gòu)，下同）開(kāi)展會(huì)計(jì)信息化工作，軟件供應(yīng)商（含相關(guān)咨詢服務(wù)機(jī)構(gòu)，下同）提供會(huì)計(jì)軟件和相關(guān)服務(wù)，適用本規(guī)范?！币簿褪钦f(shuō)，代理企業(yè)開(kāi)展會(huì)計(jì)核算工作的代理記賬機(jī)構(gòu)，負(fù)有與企業(yè)同等的責(zé)任和義務(wù)；代理軟件供應(yīng)商提供會(huì)計(jì)軟件和相關(guān)服務(wù)的咨詢服務(wù)機(jī)構(gòu)，負(fù)有與軟件供應(yīng)商同等的責(zé)任與義務(wù)。企業(yè)、代理記賬機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)信息化工作，軟件供應(yīng)商、咨詢服務(wù)機(jī)構(gòu)提供的會(huì)計(jì)軟件和服務(wù)，都屬于工作規(guī)范約束范圍，都應(yīng)當(dāng)受到相應(yīng)的監(jiān)管。

三、財(cái)政部門的職責(zé)

在企業(yè)會(huì)計(jì)信息化監(jiān)督工作中，地方財(cái)政部門和財(cái)政部負(fù)有不同的職責(zé)。

（一）地方財(cái)政部門職責(zé)

工作規(guī)范第五條規(guī)定，“縣級(jí)以上地方人民政府財(cái)政部門管理本地區(qū)企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作，指導(dǎo)和監(jiān)督本地區(qū)企業(yè)開(kāi)展會(huì)計(jì)信息化工作。”

同時(shí)，第四章“監(jiān)督”具體規(guī)定了地方財(cái)政部門的監(jiān)督職責(zé)，包括兩方面：

1.?對(duì)企業(yè)的監(jiān)督

第四十四條規(guī)定，“企業(yè)使用會(huì)計(jì)軟件不符合本規(guī)范要求的，由財(cái)政部門責(zé)令限期改正。限期不改的，財(cái)政部門應(yīng)當(dāng)予以公示，并將有關(guān)情況通報(bào)同級(jí)相關(guān)部門或其派出機(jī)構(gòu)?！?/p>

對(duì)于會(huì)計(jì)軟件必須具備哪些功能、不得提供哪些功能，工作規(guī)范第二章作了明確規(guī)定（詳見(jiàn)《解讀二》）。這首先是軟件供應(yīng)商的責(zé)任，同時(shí)，企業(yè)也有義務(wù)使用合乎規(guī)范的軟件產(chǎn)品，無(wú)論該軟件是外購(gòu)的還是自行開(kāi)發(fā)的（參見(jiàn)工作規(guī)范第二十五條）。對(duì)此，縣級(jí)以上財(cái)政部門負(fù)有監(jiān)督的職責(zé)。財(cái)政部門可以組織專項(xiàng)檢查，對(duì)本轄區(qū)企業(yè)使用會(huì)計(jì)軟件情況進(jìn)行監(jiān)督，也可以將會(huì)計(jì)軟件使用情況檢查與其他會(huì)計(jì)監(jiān)督工作結(jié)合進(jìn)行。

由于工作規(guī)范作為一般規(guī)范性文件，不能設(shè)定行政處罰，而上位法也未對(duì)相關(guān)違規(guī)行為設(shè)定行政處罰，因此工作規(guī)范對(duì)于違規(guī)行為，主要采取了公示和通報(bào)相關(guān)部門的處理手段。采取這些手段是出于兩方面考慮：一是政府信息要公開(kāi)和共享，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)情況，財(cái)政部門有義務(wù)讓公眾和相關(guān)部門知道；二是公示和通報(bào)對(duì)違規(guī)者信譽(yù)帶來(lái)?yè)p失，對(duì)違規(guī)行為同樣具有巨大的震懾效用。

財(cái)政部門在實(shí)際執(zhí)行中，要把握好自由裁量權(quán)的行使。一是整改期長(zhǎng)短。工作規(guī)范未做統(tǒng)一要求，財(cái)政部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)違規(guī)性質(zhì)等實(shí)際情況確定，可以聽(tīng)取企業(yè)意見(jiàn)作為參考。二是通報(bào)機(jī)構(gòu)的選擇。一般來(lái)說(shuō)通報(bào)的機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)與所涉企業(yè)有監(jiān)督管理關(guān)系，范圍可能包括工商、稅務(wù)、審計(jì)、國(guó)資部門、企業(yè)主管部門以及人民銀行、證監(jiān)會(huì)、銀監(jiān)會(huì)、保監(jiān)會(huì)及其在當(dāng)?shù)氐呐沙鰴C(jī)構(gòu)。必要時(shí)，本地商業(yè)銀行或者分支機(jī)構(gòu)也可以納入通報(bào)范圍。在通報(bào)中，可以提示相關(guān)機(jī)構(gòu)在監(jiān)督這些企業(yè)時(shí)，關(guān)注相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)，采取更為謹(jǐn)慎的檢查方法。

2.?對(duì)會(huì)計(jì)軟件的監(jiān)督

這里的會(huì)計(jì)軟件，是指由軟件供應(yīng)商提供的商品化會(huì)計(jì)軟件，不包括企業(yè)自行開(kāi)發(fā)的軟件。

行政審批制度改革中，商品化會(huì)計(jì)核算軟件評(píng)審制取消，對(duì)會(huì)計(jì)軟件的管理一度成為空白。工作規(guī)范根據(jù)新的形勢(shì)，不再采取對(duì)會(huì)計(jì)軟件的準(zhǔn)入控制，而是以監(jiān)督為主的事后管理，體現(xiàn)了“寬進(jìn)嚴(yán)管”和轉(zhuǎn)變政府職能的方向。

第四十五條第二款規(guī)定，“省、自治區(qū)、直轄市人民政府財(cái)政部門發(fā)現(xiàn)會(huì)計(jì)軟件不符合本規(guī)范要求的，應(yīng)當(dāng)將有關(guān)情況報(bào)財(cái)政部?！钡谌钜?guī)定，“任何單位和個(gè)人發(fā)現(xiàn)會(huì)計(jì)軟件不符合本規(guī)范要求的，有權(quán)向所在地省、自治區(qū)、直轄市人民政府財(cái)政部門反映，財(cái)政部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)反映開(kāi)展調(diào)查，并按本條第二款規(guī)定處理?！?/p>

與對(duì)企業(yè)的監(jiān)督不同，地方財(cái)政部門對(duì)會(huì)計(jì)軟件有權(quán)調(diào)查，但調(diào)查結(jié)果應(yīng)報(bào)財(cái)政部統(tǒng)一處理。這樣規(guī)定，主要是因?yàn)闀?huì)計(jì)軟件是全國(guó)統(tǒng)一市場(chǎng)，對(duì)于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的會(huì)計(jì)軟件，其供應(yīng)商不一定在地方財(cái)政部門管轄地域內(nèi)。而且，對(duì)于同一會(huì)計(jì)軟件產(chǎn)品，不同地方如果有不同的認(rèn)定和處理，也不利于執(zhí)法的一致性和嚴(yán)肅性。

省級(jí)財(cái)政部門發(fā)現(xiàn)有商品化會(huì)計(jì)軟件不符合要求的，可以直接向財(cái)政部報(bào)告。省級(jí)以下財(cái)政部門發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的，應(yīng)當(dāng)通過(guò)省級(jí)財(cái)政部門反映。接到反映的省級(jí)財(cái)政部門應(yīng)當(dāng)先進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，對(duì)確實(shí)存在問(wèn)題的報(bào)財(cái)政部處理。

（二）財(cái)政部職責(zé)

工作規(guī)范第四條規(guī)定：

“財(cái)政部主管全國(guó)企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作，主要職責(zé)包括：

“（一）擬訂企業(yè)會(huì)計(jì)信息化發(fā)展政策；

“（二）起草、制定企業(yè)會(huì)計(jì)信息化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)；

“（三）指導(dǎo)和監(jiān)督企業(yè)開(kāi)展會(huì)計(jì)信息化工作；

“（四）規(guī)范會(huì)計(jì)軟件功能?！?/p>

財(cái)政部作為全國(guó)會(huì)計(jì)主管部門，在企業(yè)會(huì)計(jì)信息化監(jiān)管中負(fù)有定規(guī)則和制標(biāo)準(zhǔn)的職能。這是與地方財(cái)政部門不同之處，因?yàn)橐?guī)則和標(biāo)準(zhǔn)必須全國(guó)一致，才能保證市場(chǎng)統(tǒng)一和公平競(jìng)爭(zhēng)，促進(jìn)會(huì)計(jì)信息的自由傳遞和充分共享。

在對(duì)企業(yè)的監(jiān)督方面，財(cái)政部（包括駐各地財(cái)政監(jiān)察專員辦事處）的職責(zé)與地方財(cái)政部門相同，都依照工作規(guī)范第四十四條進(jìn)行檢查和處理。

在對(duì)商品化會(huì)計(jì)軟件的監(jiān)督方面，財(cái)政部可以采取更多的檢查方式。工作規(guī)范第四十五條第一款規(guī)定，“財(cái)政部采取組織同行評(píng)議，向用戶企業(yè)征求意見(jiàn)等方式對(duì)軟件供應(yīng)商提供的會(huì)計(jì)軟件遵循本規(guī)范的情況進(jìn)行檢查。”結(jié)合其他條款規(guī)定，財(cái)政部可以通過(guò)省級(jí)財(cái)政部門報(bào)告掌握會(huì)計(jì)軟件違規(guī)情況，也可以采取軟件業(yè)同行評(píng)議、征求企業(yè)意見(jiàn)以及其他方式主動(dòng)搜集違規(guī)線索，根據(jù)線索進(jìn)行核實(shí)和重點(diǎn)檢查。

同時(shí)，財(cái)政部對(duì)會(huì)計(jì)軟件違規(guī)情況有處理權(quán)。工作規(guī)范第四十六條規(guī)定，“軟件供應(yīng)商提供的會(huì)計(jì)軟件不符合本規(guī)范要求的，財(cái)政部可以約談該供應(yīng)商主要負(fù)責(zé)人，責(zé)令限期改正。限期內(nèi)未改正的，由財(cái)政部予以公示，并將有關(guān)情況通報(bào)相關(guān)部門。”這里的整改期限，由財(cái)政部根據(jù)軟件修改的復(fù)雜程度合理確定。財(cái)政部在公示和通報(bào)的同時(shí)，也會(huì)提示其他監(jiān)管部門在對(duì)相關(guān)軟件用戶企業(yè)的檢查中關(guān)注相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)?？傊?，要充分利用社會(huì)和市場(chǎng)力量對(duì)違規(guī)行為形成巨大壓力，達(dá)到更為顯著和直接的懲戒效果。

四、對(duì)企業(yè)的檢查重點(diǎn)

工作規(guī)范第三章“企業(yè)會(huì)計(jì)信息化”對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作各方面提出了要求。當(dāng)然，工作規(guī)范對(duì)企業(yè)信息化工作以引導(dǎo)、啟發(fā)為主，強(qiáng)制性規(guī)定不多。財(cái)政部門在相關(guān)檢查中，除了對(duì)上述企業(yè)使用會(huì)計(jì)軟件情況進(jìn)行檢查外，還應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注以下內(nèi)容：

（一）實(shí)行會(huì)計(jì)資料無(wú)紙化管理的企業(yè)是否符合規(guī)定條件

根據(jù)工作規(guī)范第四十條和第四十一條，在符合條件的情況下，企業(yè)電子會(huì)計(jì)資料可以不輸出為紙面形式保存，會(huì)計(jì)監(jiān)督機(jī)構(gòu)在檢查中，不應(yīng)再要求企業(yè)提供全套紙面會(huì)計(jì)資料。當(dāng)然，財(cái)政部門應(yīng)當(dāng)對(duì)該企業(yè)是否符合規(guī)定條件進(jìn)行總體評(píng)估。若發(fā)現(xiàn)明顯不符合規(guī)定條件的情況，差距不大、短期內(nèi)能夠更正的，可以要求該企業(yè)整改達(dá)到條件；差距較大且短期內(nèi)不能更正的，則應(yīng)要求企業(yè)恢復(fù)對(duì)會(huì)計(jì)資料的紙面輸出，并要求企業(yè)在檢查中提供完整的紙面資料。

全面準(zhǔn)確理解和把握第四十條、第四十一條的條件規(guī)定，請(qǐng)參閱《解讀一》。

（二）異地核算企業(yè)是否具備本地監(jiān)管條件

工作規(guī)范第三十四條鼓勵(lì)大型企業(yè)集團(tuán)建立財(cái)務(wù)共享中心，開(kāi)展會(huì)計(jì)集中核算。同時(shí)，考慮到開(kāi)展集中核算后，企業(yè)會(huì)計(jì)資料（包括原始憑證等）將會(huì)由財(cái)務(wù)共享中心集中管理，出現(xiàn)會(huì)計(jì)資料保存地與企業(yè)經(jīng)營(yíng)注冊(cè)地不一致的情況，該條第二款做了如下規(guī)定，以保障當(dāng)?shù)乇O(jiān)管部門會(huì)計(jì)監(jiān)督工作的順利進(jìn)行：“實(shí)行會(huì)計(jì)工作集中的企業(yè)以及企業(yè)分支機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)為外部會(huì)計(jì)監(jiān)督機(jī)構(gòu)及時(shí)查詢和調(diào)閱異地儲(chǔ)存的會(huì)計(jì)資料提供必要條件?！?/p>

財(cái)政部門在對(duì)異地核算企業(yè)開(kāi)展會(huì)計(jì)監(jiān)督時(shí)，若發(fā)現(xiàn)在本地?zé)o法及時(shí)查閱會(huì)計(jì)資料，或者在需要調(diào)閱憑證原件時(shí)被檢查企業(yè)無(wú)法及時(shí)提供的情況，則應(yīng)當(dāng)責(zé)令企業(yè)糾正。對(duì)于不能提供所需會(huì)計(jì)資料的，應(yīng)當(dāng)依照《會(huì)計(jì)法》第四十二條處罰。

（三）外商投資企業(yè)會(huì)計(jì)軟件是否符合規(guī)定

部分外商投資企業(yè)采用境外投資者統(tǒng)一部署的會(huì)計(jì)軟件，可能造成一些問(wèn)題：一是軟件不符合國(guó)內(nèi)法律以及工作規(guī)范的要求；二是其會(huì)計(jì)資料存儲(chǔ)于境外服務(wù)器中，在境內(nèi)沒(méi)有備份，使得我國(guó)政府對(duì)企業(yè)的會(huì)計(jì)監(jiān)督可能受到境外因素干擾的風(fēng)險(xiǎn)。工作規(guī)范第三十五條、第三十六條正是為解決這些問(wèn)題而設(shè)定。

無(wú)論何種類型企業(yè)，對(duì)其會(huì)計(jì)軟件的要求都一視同仁，沒(méi)有特殊和例外。財(cái)政部門在檢查中，對(duì)外商投資企業(yè)的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)應(yīng)予以特別關(guān)注。首先要了解其系統(tǒng)和軟件的來(lái)源途徑和服務(wù)器部署情況。對(duì)于來(lái)自于境外的軟件，要關(guān)注其遵循工作規(guī)范第二章規(guī)定的情況。對(duì)于數(shù)據(jù)服務(wù)器部署在境外的，應(yīng)當(dāng)核實(shí)其是否按規(guī)定在境內(nèi)保存?zhèn)浞荩P(guān)于會(huì)計(jì)資料境內(nèi)備份的要求，請(qǐng)參見(jiàn)《解讀三》）。

五、對(duì)會(huì)計(jì)監(jiān)督的保障

在促進(jìn)會(huì)計(jì)監(jiān)督適應(yīng)會(huì)計(jì)信息化發(fā)展需要的同時(shí)，工作規(guī)范也設(shè)定了一系列對(duì)信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)監(jiān)督的保障措施，為會(huì)計(jì)監(jiān)督創(chuàng)設(shè)了新的手段，提供更加便利的監(jiān)督環(huán)境。

（一）符合我國(guó)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和賬簿格式習(xí)慣的核算功能

會(huì)計(jì)監(jiān)督人員在檢查中可能遇到這樣的情況，某些會(huì)計(jì)軟件的核算過(guò)程讓人看不懂，無(wú)法判斷其核算結(jié)果的合規(guī)性。原因包括：系統(tǒng)不支持中文，無(wú)論是軟件界面還是會(huì)計(jì)記錄都只有外國(guó)文字描述；系統(tǒng)中的會(huì)計(jì)科目體系沒(méi)有按照資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、收入、費(fèi)用等會(huì)計(jì)要素分類，難以把握其業(yè)務(wù)邏輯；軟件顯示輸出的憑證、賬簿沒(méi)有遵循我國(guó)會(huì)計(jì)人員所習(xí)慣的內(nèi)容與格式，無(wú)法理解其含義。

對(duì)此，工作規(guī)范第七條至第九條進(jìn)行了專門規(guī)范，要求會(huì)計(jì)軟件必須提供中文界面和對(duì)中文處理的支持，必須按照我國(guó)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則確定的原則進(jìn)行科目分類和編碼，必須提供符合我國(guó)習(xí)慣的憑證和賬簿格式。

（二）面向監(jiān)督的用戶操作日志

工作規(guī)范第十四條規(guī)定，“會(huì)計(jì)軟件應(yīng)當(dāng)記錄生成用戶操作日志，確保日志的安全、完整，提供按操作人員、操作時(shí)間和操作內(nèi)容查詢?nèi)罩镜墓δ?，并以?jiǎn)單易懂的形式輸出?！边@里規(guī)定的日志功能，不是傳統(tǒng)意義上的系統(tǒng)日志，而是專門供會(huì)計(jì)監(jiān)督人員使用的操作日志。根據(jù)該條，會(huì)計(jì)軟件應(yīng)當(dāng)在其界面中提供對(duì)用戶操作日志的查詢菜單，且其查詢的結(jié)果應(yīng)當(dāng)是普通用戶能夠理解的，而不是技術(shù)性的代碼（詳見(jiàn)《解讀二》第十四條講解）。

用戶操作日志功能的規(guī)定，意味著會(huì)計(jì)監(jiān)督人員在今后的檢查工作中，可以通過(guò)日志來(lái)尋找會(huì)計(jì)核算中存在的異常情況，以發(fā)現(xiàn)違規(guī)線索。除反記賬和對(duì)記賬憑證關(guān)鍵信息的修改外，工作規(guī)范對(duì)其他修改和逆向操作功能并未禁止（詳見(jiàn)《解讀二》第十條講解），而相關(guān)的操作軌跡完全通過(guò)用戶操作日志予以記錄保留。因此，日志的查詢應(yīng)當(dāng)成為財(cái)政部門檢查工作的一項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)程序，以排查核算中的高風(fēng)險(xiǎn)行為。

此外，財(cái)政部門還應(yīng)當(dāng)對(duì)會(huì)計(jì)軟件日志功能的完整性進(jìn)行測(cè)試。例如，設(shè)計(jì)一些測(cè)試案例在軟件中進(jìn)行操作，然后通過(guò)日志查詢這些操作是否被正確完整地記錄。

（三）會(huì)計(jì)軟件數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)

隨著會(huì)計(jì)信息化的發(fā)展，會(huì)計(jì)監(jiān)督信息化也在發(fā)展。不少監(jiān)督機(jī)構(gòu)利用監(jiān)督軟件讀取企業(yè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)，直接在企業(yè)電子會(huì)計(jì)資料基礎(chǔ)上開(kāi)展監(jiān)督工作。但是，由于各種會(huì)計(jì)軟件的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)與格式不統(tǒng)一，即便是同種軟件，不同版本之間也有一些差異，監(jiān)督軟件需要應(yīng)對(duì)各種會(huì)計(jì)軟件，集成各種接口，不僅操作復(fù)雜，容易出錯(cuò)，而且無(wú)法窮盡所有情況，無(wú)法完全避免數(shù)據(jù)不可讀取的情況。

工作規(guī)范第十二條明確要求所有會(huì)計(jì)軟件提供符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)接口，以滿足外部會(huì)計(jì)監(jiān)督需要，從而解決了制約會(huì)計(jì)監(jiān)督信息化發(fā)展的關(guān)鍵技術(shù)問(wèn)題。今后，所有的會(huì)計(jì)軟件都以統(tǒng)一格式輸出會(huì)計(jì)資料，監(jiān)督軟件只需要以這種格式讀取數(shù)據(jù)即可。

為落實(shí)這一規(guī)定，目前，全國(guó)會(huì)計(jì)信息化標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)正著手會(huì)計(jì)軟件數(shù)據(jù)接口國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的制定工作。

（四）面向會(huì)計(jì)監(jiān)督的用戶手冊(cè)

監(jiān)督人員有時(shí)需要通過(guò)企業(yè)會(huì)計(jì)軟件開(kāi)展檢查工作。但由于會(huì)計(jì)軟件種類繁多，功能設(shè)計(jì)、界面風(fēng)格各不相同，需要學(xué)習(xí)和適應(yīng)。而軟件使用手冊(cè)往往大而全，很難在短時(shí)間內(nèi)找到需要的內(nèi)容，因此，這種學(xué)習(xí)和適應(yīng)往往不符合成本效益原則，迫使監(jiān)督人員放棄通過(guò)軟件的檢查方式，而采用傳統(tǒng)的紙面檢查方式。這不僅降低了監(jiān)督工作的效率，也加重了被檢查企業(yè)的負(fù)擔(dān)。

為此，工作規(guī)范第二十條規(guī)定，軟件供應(yīng)商必須針對(duì)會(huì)計(jì)監(jiān)督相關(guān)操作提供專門的手冊(cè)資料，便于監(jiān)督人員快速查詢使用，從而提高會(huì)計(jì)監(jiān)督效率，發(fā)揮信息化優(yōu)勢(shì)。

當(dāng)然，對(duì)財(cái)政部門而言，會(huì)計(jì)軟件是否提供專門的教程資料，也是附帶的檢查內(nèi)容之一。

六、銜接過(guò)渡規(guī)定

財(cái)政部在印發(fā)工作規(guī)范的通知（財(cái)會(huì)〔2013〕20號(hào)）中，明確了工作規(guī)范的銜接過(guò)渡辦法：“工作規(guī)范施行前已經(jīng)投入使用的會(huì)計(jì)軟件不符合工作規(guī)范要求的，應(yīng)當(dāng)自工作規(guī)范施行之日起3年內(nèi)進(jìn)行升級(jí)完善，達(dá)到要求?！?/p>

也就是說(shuō)，對(duì)于2014年1月6日前購(gòu)買或者企業(yè)自行開(kāi)發(fā)上線的會(huì)計(jì)軟件，可以有3年過(guò)渡期。而在此日期之后購(gòu)買或者開(kāi)發(fā)上線的軟件，應(yīng)當(dāng)滿足工作規(guī)范要求，沒(méi)有過(guò)渡期。自2017年1月6日起，所有軟件都應(yīng)當(dāng)滿足工作規(guī)范要求。

需要指出的是，對(duì)于會(huì)計(jì)軟件的功能，過(guò)去發(fā)布的《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》（財(cái)會(huì)字〔1994〕27號(hào)）也有規(guī)定。對(duì)于工作規(guī)范延續(xù)該文件的規(guī)定，即會(huì)計(jì)軟件過(guò)去和現(xiàn)在都應(yīng)當(dāng)遵循的規(guī)定，是沒(méi)有過(guò)渡期的。